チームでは共有ドライブをルートにする
Google アカウントなら、個人でも接続できます。複数人で使う場合は、ファイルが組織側の所有になる 共有ドライブ をルートにしてください。このルートは、チームを作るときの ルートフォルダ と、管理画面の 置き場所 です。 マイドライブをルートにすると、各ファイルのオーナーはアップロードした個人のままです。権限と容量の管理も個人単位になります。ひとりで試すときは、マイドライブでもかまいません。フォルダの構成
ボードの親フォルダを変える
ボードのフォルダは、初めは「ZARMS ボード」の中に作られます。ゲストを招くボードなど、資料をほかのボードと分けたいときは、ボード設定 の Google ドライブのフォルダ で別の親フォルダを選べます。 親フォルダを変えても、すでにあるフォルダとファイルは移動も削除もされません。新しい親フォルダの中に、ボードのフォルダが用意されます。チームのフォルダを付け替える
オーナーとマネージャーは、管理画面 の チーム設定 タブの Google ドライブのフォルダ で、チーム全体のフォルダを別のフォルダに付け替えられます。変更 を押してフォルダを選び、保存 します。置き場所 にマイドライブを選ぶと、チーム作成時と同じ案内が出ます。作成や保存は止めません。- 置き場所のほかは、すでにあるフォルダとドキュメントを移動しません。必要なら Google ドライブで移動してください。
- メンバーの編集権限は、新しいフォルダに付け直します。古いフォルダの共有は外さないので、不要なら Google ドライブで外してください。
- 置き場所の移動には、共有ドライブの管理者の権限が要ることがあります。移動できないときは、Google ドライブで
ZARMS (チーム名)フォルダを移動してから、もう一度選んでください。 - 今あるボードの親フォルダを変えるときは、ボード設定 から変えます。
自動で付く編集権限
ZARMS は、メンバーの Google アカウントのメールアドレスに、ロールに合わせて編集権限を付けます。
ZARMS が付けた権限は、ロールを変えたときやアクセスを停止したときに、合わせて外れます。Google ドライブで手動で追加した共有は、ZARMS では管理しません。
権限の付け外しに失敗したとき
Google ドライブ側で権限の付け外しに失敗すると、ZARMS は時間をおいて自動でやり直します。何度やっても失敗するときや、フォルダを設定した人の Google との連携が切れているときは、管理画面の チーム設定 タブに表示し、オーナーとマネージャーにメールを 1 通送ります。Google と連携し直すか、Google ドライブで権限を手で直してください。名前の変更と削除の扱い
ZARMS は、フォルダとドキュメントを名前ではなく Google ドライブ上の ID で覚えています。- ZARMS でカードやボードの名前を変えると、Google ドライブ上の名前も変わります。
- Google ドライブで名前を変えた場合は、その名前のままになります。ZARMS は元に戻しません。
- Google ドライブでフォルダやドキュメントを削除すると、次にカードを開いたときなどに ZARMS が作り直します。ゴミ箱から自動で戻すことはありません。
チームのフォルダが消えたとき
ZARMS (チーム名)、ZARMS ボード、ZARMS メンバー、ZARMS スキル、ZARMS グループ を Google ドライブで削除しても、ZARMS は同じ構成のフォルダを新しく作ります。新しいフォルダには、メンバーの編集権限も付け直します。
作り直すのは、フォルダがゴミ箱に入ったなど、消えたことが確かなときだけです。カードの資料を作ろうとしてフォルダが見つからなかったときや、1 日 1 回の確認のときに作り直します。作り直したあと 30 日間は、管理画面の チーム設定 タブにそのことを表示します。
次のときは自動では作り直さず、チーム設定 タブの先頭に「Google ドライブのフォルダを使えません」と表示します。
元のフォルダを戻せないときは、オーナーかマネージャーが 確かめて作り直す を押します。自分の Google アカウントで確かめて、見つからないフォルダを新しく作ります。使いたいフォルダがほかにあるときは、チームのフォルダを付け替える でそのフォルダを選べます。