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# Google ドライブの構成と権限

> ZARMS が Google ドライブに作るフォルダの構成、メンバーに付く編集権限、名前の変更や削除をしたときの扱い、ボードやチームのフォルダの付け替え方。

ZARMS は、チームを作るときに選んだ Google ドライブのフォルダの中に、ボード・カード・メンバーなどのフォルダとドキュメントを作ります。メンバーには、ロールに合わせて自動で編集権限を付けます。

ZARMS が扱うのは、ZARMS が作ったファイルと、あなたがファイルの選択画面で選んだファイルとフォルダだけです。ドライブのほかのファイルを読んだり一覧したりはしません。

## チームでは共有ドライブをルートにする

Google アカウントなら、個人でも接続できます。複数人で使う場合は、ファイルが組織側の所有になる **共有ドライブ** をルートにしてください。このルートは、チームを作るときの **ルートフォルダ** と、管理画面の **置き場所** です。

マイドライブをルートにすると、各ファイルのオーナーはアップロードした個人のままです。権限と容量の管理も個人単位になります。ひとりで試すときは、マイドライブでもかまいません。

## フォルダの構成

```text theme={null}
チーム作成時に選んだフォルダ
 └ ZARMS (チーム名)
    ├ ZARMS ボード
    │  ├ ボード #0 | マイボード | ZARMS          … ボードに入れないカード
    │  │  └ カード #n | カード名 | ZARMS
    │  └ ボード #n | ボード名 | ZARMS
    │     └ カード #n | カード名 | ZARMS        … カードのフォルダ
    │        └ カード #n | カード名 | ZARMS     … カードの Google ドキュメント
    ├ ZARMS メンバー                              … 人ごとのフォルダとドキュメント
    ├ ZARMS スキル                                … スキルごとのフォルダとドキュメント
    └ ZARMS グループ                              … グループごとのフォルダとドキュメント
```

フォルダ名は、表示言語にかかわらず日本語で作られます。

### ボードの親フォルダを変える

ボードのフォルダは、初めは「ZARMS ボード」の中に作られます。ゲストを招くボードなど、資料をほかのボードと分けたいときは、[ボード設定](https://help.zarms.cloud/ja/boards/settings.md) の **Google ドライブのフォルダ** で別の親フォルダを選べます。

親フォルダを変えても、すでにあるフォルダとファイルは移動も削除もされません。新しい親フォルダの中に、ボードのフォルダが用意されます。

### チームのフォルダを付け替える

オーナーとマネージャーは、[管理画面](https://help.zarms.cloud/ja/admin/admin-console.md) の **チーム設定** タブの **Google ドライブのフォルダ** で、チーム全体のフォルダを別のフォルダに付け替えられます。**変更** を押してフォルダを選び、**保存** します。**置き場所** にマイドライブを選ぶと、チーム作成時と同じ案内が出ます。作成や保存は止めません。

| 項目 | 付け替えたときの動き |
| - | - |
| 置き場所 | `ZARMS (チーム名)` フォルダを、選んだフォルダへ中身ごと移動します |
| `ZARMS (チーム名)` | 選んだフォルダをチーム全体のフォルダとして使います。中の `ZARMS ボード` などは今の場所のまま使います |
| `ZARMS ボード` | これから作るボードのフォルダを、選んだフォルダの中に作ります。今あるボードは今のフォルダのまま使います |
| `ZARMS メンバー` | これから作るメンバーのフォルダを、選んだフォルダの中に作ります。今あるメンバーのフォルダは移動しません |
| `ZARMS スキル` | これから作るスキルのフォルダを、選んだフォルダの中に作ります。今あるスキルのフォルダは移動しません |
| `ZARMS グループ` | これから作るグループのフォルダを、選んだフォルダの中に作ります。今あるグループのフォルダは移動しません |

* 置き場所のほかは、すでにあるフォルダとドキュメントを移動しません。必要なら Google ドライブで移動してください。
* メンバーの編集権限は、新しいフォルダに付け直します。古いフォルダの共有は外さないので、不要なら Google ドライブで外してください。
* 置き場所の移動には、共有ドライブの管理者の権限が要ることがあります。移動できないときは、Google ドライブで `ZARMS (チーム名)` フォルダを移動してから、もう一度選んでください。
* 今あるボードの親フォルダを変えるときは、[ボード設定](https://help.zarms.cloud/ja/boards/settings.md) から変えます。

## 自動で付く編集権限

ZARMS は、メンバーの Google アカウントのメールアドレスに、ロールに合わせて編集権限を付けます。

| ロール | 編集権限が付くフォルダ |
| - | - |
| オーナー、マネージャー、メンバー | `ZARMS (チーム名)`、`ZARMS ボード`、`ZARMS メンバー`、`ZARMS スキル`、`ZARMS グループ`、各ボードの親フォルダ |
| ゲスト | 招待されたボードの親フォルダだけ |

ZARMS が付けた権限は、ロールを変えたときやアクセスを停止したときに、合わせて外れます。Google ドライブで手動で追加した共有は、ZARMS では管理しません。

> [!WARNING]
>
> ボードの親フォルダを変えていないと、ゲストに付く権限は全ボード共通の「ZARMS
> ボード」フォルダになります。その場合ゲストは、Google
> ドライブ上でほかのボードのフォルダも見られます。ゲストに見せたくない資料があるときは、ゲストを招くボードに専用の親フォルダを選んでください。

### 権限の付け外しに失敗したとき

Google ドライブ側で権限の付け外しに失敗すると、ZARMS は時間をおいて自動でやり直します。何度やっても失敗するときや、フォルダを設定した人の Google との連携が切れているときは、管理画面の **チーム設定** タブに表示し、オーナーとマネージャーにメールを 1 通送ります。Google と連携し直すか、Google ドライブで権限を手で直してください。

## 名前の変更と削除の扱い

ZARMS は、フォルダとドキュメントを名前ではなく Google ドライブ上の ID で覚えています。

* ZARMS でカードやボードの名前を変えると、Google ドライブ上の名前も変わります。
* Google ドライブで名前を変えた場合は、その名前のままになります。ZARMS は元に戻しません。
* Google ドライブでフォルダやドキュメントを削除すると、次にカードを開いたときなどに ZARMS が作り直します。ゴミ箱から自動で戻すことはありません。

### チームのフォルダが消えたとき

`ZARMS (チーム名)`、`ZARMS ボード`、`ZARMS メンバー`、`ZARMS スキル`、`ZARMS グループ` を Google ドライブで削除しても、ZARMS は同じ構成のフォルダを新しく作ります。新しいフォルダには、メンバーの編集権限も付け直します。

作り直すのは、フォルダがゴミ箱に入ったなど、消えたことが確かなときだけです。カードの資料を作ろうとしてフォルダが見つからなかったときや、1 日 1 回の確認のときに作り直します。作り直したあと 30 日間は、管理画面の **チーム設定** タブにそのことを表示します。

> [!WARNING]
>
> 元のフォルダの中身は、新しいフォルダには移りません。必要なファイルは、30 日以内に Google
> ドライブのゴミ箱から戻してください。

次のときは自動では作り直さず、**チーム設定** タブの先頭に「Google ドライブのフォルダを使えません」と表示します。

| 表示される理由 | 対処 |
| - | - |
| 共有ドライブが見つからないか、書き込めない | 共有ドライブが削除されていないか、フォルダを用意した人がまだ共有ドライブのメンバーか確かめる |
| ZARMS のフォルダが見つからない | Google ドライブのゴミ箱にあれば、元のフォルダを戻す |
| フォルダを用意した人の Google 連携が切れている | その人に、ZARMS で Google と連携し直してもらう |

元のフォルダを戻せないときは、オーナーかマネージャーが **確かめて作り直す** を押します。自分の Google アカウントで確かめて、見つからないフォルダを新しく作ります。使いたいフォルダがほかにあるときは、[チームのフォルダを付け替える](#チームのフォルダを付け替える) でそのフォルダを選べます。

## うまくいかないとき

エラーのメッセージ別の対処は [Google ドライブでエラーが出る](https://help.zarms.cloud/ja/troubleshooting/google-drive.md) を見てください。


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